Подпишитесь

И получайте новые статьи блога на Ваш e-mail:

Мы против спама
Нет, спасибо!

Полный контроль выполнения задач при помощи WorkFlow

13 ноября 2014
Просмотров: 1 172

WorkFlow автоматизация бизнес-процессов организации

В предыдущей статье об аккаунт-менеджере была затронута тема систематизации процессов, в частности, такое понятие, как WorkFlow.

Хотелось бы подробнее рассказать об этом мало используемом инструменте и, конечно, привести наглядные примеры.

Примечание: WorkFlow (поток работ) – полная или частичная автоматизация бизнес-процессов в организации, при которой документы, информация, задачи или задания передаются от одного участника бизнес-процесса к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил в предусмотренное тайминг-планом время.

Синхронирование процессов

Любая система Workflow служит связующим инструментом между клиентом и организацией, а точнее между задачами, выполняемыми в процессе взаимодействия сторон.

Воркфлоу предоставляет возможность не только значительно увеличить объем получаемой информации, но и руководить процессом как внутри организации, так и вне ее, напрямую активно взаимодействуя с клиентами, поставщиками и партнерами.

Ранее мы говорили о том, что главным препятствием синхронной коммуникации является одновременность человеческого общения. Workflow видоизменяет процесс таким образом, что общение может происходить в любое время.

Огромные плюсом организации процессов является самоадаптация. То есть даже если в начале система была построена не слишком верно, со временем все встанет на свои места. Это происходит потому, что даже несмотря на то, какой вид и ресурс вы используете для WorkFlow, будь то ПО, Exсel или настенную доску со стикерами, главным героем этой системы является человек. Человек использует инструмент, а не инструмент человека.

Минусом является тот факт, что на определенном этапе возможно понадобится минимизировать процессы. Делегирование и разделение труда хорошо, но в разумных пределах. Иначе ваша организация превратится в конвейер, что плохо скажется на коммуникации с клиентами из-за слишком большого количества звеньев в цепочке процессов.

Примечание: WorkFlow может представлять собой любую абстракцию реальной работы, выделенной в процессе деятельности.

Формирование общей картины жизненного цикла организации

Концепция workflow предполагает наличие центра управления. Каждому руководителю нужно представление реальной работы в организации для планирования и прогнозирования деятельности по развитию, или, например, описания циклично-повторяющихся последовательностей действий. Для того, чтобы это сделать нужна обратная связь от более низшего звена организации. (От аккаунт-менеджера в случае ConvertMoster). Так вот, еще одной функцией Workflow является взаимодействие с высшим руководством .

Посредством систематизации процессов можно отследить реакцию рынка в рабочей нише на внедрение у себя новых принципов управления предприятием и перехода от функционально-ориентированной системы управления к процессной.

Примечание: хотя ConvertMonster относит себя скорее к агентству с проектным управлением, нежели с процессным.

Чуткий контроль качества

Система workflow усиливает контроль над производительностью выполнения задач, связанных с обработкой информации.

statusi

Примечание: ConvertMonster использует назначение статусов для обозначения места процесса в общем потоке задач.

Workflow позволяет управлять качеством, что в свою очередь порождает необходимость в постоянном обмене информацией и координации действий на уровне двусторонних контактов.

Систематизация процессов выступает как описание последовательности действий, например, таких как работа человека, работа простого или сложного механизма, работа группы людей, работы сотрудников организации или машин и механизмов. Удобно, что контроль может происходить на каждом уровне. Вопрос в надобности.

Важно:

Системы WorkFlow автоматизируют процессы, а не функции.

Определяя и подбирая для себя правильную систему раскладки процессов, взаимодействий между ними и вокруг них, вы получите:

  • снижение стоимости жизнедеятельности предприятия в 1,5 раза;
  • сокращение издержек и сроков производственных циклов за счет полного контроля;
  • улучшение качества обслуживания клиентов за счет плотной коммуникации;
  • на 40% повысится оперативность реагирования на новые задачи;
  • появляются новые возможности отслеживать информацию о состоянии запросов и упрощается доступ к представителям компании.

Примечание: Для полного счастья ConvertMonster хватает всего нескольких правильно составленных таблиц в Excel: Проекты в работе, Получение оплат, Ежедневный отчет производства и Воронка продаж. Ведение этих таблиц помогает нам планировать и прогнозировать финансы и процессы, контролировать исполнение задач, и кратко и емко составлять отчетность для высшего руководства.

И помните: «время – деньги», любое начальство ценит соблюдение этого правила 😉

Получите новые статьи блога на ваш e-mail:

Похожие статьи:

Добавить комментарий (0)

Войти с помощью: 
Наверх