Четкое следование планам и подробное дисциплинированное расписание уже теряют свою актуальность во многих сферах. Но график — очень полезная вещь при работе с большим объемом информации и множеством проектов. Давайте разберемся, как составить удобный, мягкий и интересный график задач на рабочий день.
Расставьте приоритеты
Когда хочется сделать все и сразу очень важно выделить приоритет по задачам. Обозначить его можно цифрами от 1 до 5, где 1 — задача, которую можно отложить без потери качества, а 5 — срочная, горящая задача. В вашем списке должно быть не более 20% задач с приоритетом 5, потому что в противном случае вы потеряете качество выполняемой работы.
Источник: Unsplash
После расстановки приоритетов станет понятнее, чем в течение дня вы можете пожертвовать, а на какие задачи уйдет больше вашего времени. Задачи с низким приоритетом можно начать выполнять в конце дня или приступить к ним после закрытия одной из срочной задачи, чтобы чередовать степень ответственности и стресса.
Не пренебрегайте перерывами
Факт, что человек не может бесперебойно работать 8 и более часов уже давно подтвержден нами всеми на практике. Идеальная концентрация внимания снижается после 1 часа усердной работы (спойлер: это не значит, что нужно устраивать обеденные перерывы каждый час!).
Источник: Unsplash
Советуем включить в свое расписание разнообразные 15-минутные перерывы: например, сделать зарядку, прочитать 5 страниц любимой книги, выйти на улицу или заварить вкусный чай. Таким образом вы не теряете концентрацию полностью, но позволяете мозгу отдохнуть за отвлеченным занятием.
Назначьте встречи заранее
Конечно же, по возможности. Современные CRM-системы позволяют выстраивать полноценный график встреч с коллегами, видя их свободное время. В начале каждого дня сверяйтесь со своим расписанием — так вы увидите, сколько времени у вас уйдет на коммуникацию с коллегами.
Источник: Unsplash
Если какой-то день вам необходимо полностью уделить рутине, обозначьте свой занятой статус, чтобы не отвлекаться на встречи. Коммуникация разбавляет рабочий процесс, но иногда следует посвятить время приоритетным задачам.
Храните проекты в порядке
Очень часто на поиск нужного макета/текста/шаблона уходит много времени от задачи. Чтобы не теряться в проектах, советуем создать удобные задачи в CRM-системе или единое хранилище с понятными папками, в которых вы без труда найдете нужный файл.
Источник: Unsplash
Сделав такой порядок один раз, вы сможете пользоваться им минимум весь квартал — именно на такой период обычно назначаются ключевые проекты.
Оставляйте время на доработки
Любимое слово любого маркетолога — правки. Постарайтесь оставлять по 5-10% рабочего времени на правки от клиента/заказчика задачи. Они обязательно будут, а если вы не учтете их в своем рабочем времени, то исправлять проекты придется вне графика.
Источник: Unsplash
Также важно перечитывать/посмотреть свежим взглядом на проделанную работу. В запаре мы часто допускаем ошибки, а еще раз оценить качество задачи после обеденного перерыва — полезная привычка.
А как вы планируете график задач на день?
