13.11.2014 
4 012 
В предыдущей статье об аккаунт-менеджере была затронута тема систематизации процессов, в частности, такое понятие, как WorkFlow.
Хотелось бы подробнее рассказать об этом мало используемом инструменте и, конечно, привести наглядные примеры.
Примечание: WorkFlow (поток работ) – полная или частичная автоматизация бизнес-процессов в организации, при которой документы, информация, задачи или задания передаются от одного участника бизнес-процесса к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил в предусмотренное тайминг-планом время.
Синхронирование процессов
Любая система Workflow служит связующим инструментом между клиентом и организацией, а точнее между задачами, выполняемыми в процессе взаимодействия сторон. Воркфлоу предоставляет возможность не только значительно увеличить объем получаемой информации, но и руководить процессом как внутри организации, так и вне ее, напрямую активно взаимодействуя с клиентами, поставщиками и партнерами. Ранее мы говорили о том, что главным препятствием синхронной коммуникации является одновременность человеческого общения. Workflow видоизменяет процесс таким образом, что общение может происходить в любое время. Огромные плюсом организации процессов является самоадаптация. То есть даже если в начале система была построена не слишком верно, со временем все встанет на свои места. Это происходит потому, что даже несмотря на то, какой вид и ресурс вы используете для WorkFlow, будь то ПО, Exсel или настенную доску со стикерами, главным героем этой системы является человек. Человек использует инструмент, а не инструмент человека. Минусом является тот факт, что на определенном этапе возможно понадобится минимизировать процессы. Делегирование и разделение труда хорошо, но в разумных пределах. Иначе ваша организация превратится в конвейер, что плохо скажется на коммуникации с клиентами из-за слишком большого количества звеньев в цепочке процессов. Примечание: WorkFlow может представлять собой любую абстракцию реальной работы, выделенной в процессе деятельности.Формирование общей картины жизненного цикла организации
Концепция workflow предполагает наличие центра управления. Каждому руководителю нужно представление реальной работы в организации для планирования и прогнозирования деятельности по развитию, или, например, описания циклично-повторяющихся последовательностей действий. Для того, чтобы это сделать нужна обратная связь от более низшего звена организации. (От аккаунт-менеджера в случае ConvertMoster). Так вот, еще одной функцией Workflow является взаимодействие с высшим руководством . Посредством систематизации процессов можно отследить реакцию рынка в рабочей нише на внедрение у себя новых принципов управления предприятием и перехода от функционально-ориентированной системы управления к процессной. Примечание: хотя ConvertMonster относит себя скорее к агентству с проектным управлением, нежели с процессным.Чуткий контроль качества
Система workflow усиливает контроль над производительностью выполнения задач, связанных с обработкой информации.
Примечание: ConvertMonster использует назначение статусов для обозначения места процесса в общем потоке задач.
Важно:
Системы WorkFlow автоматизируют процессы, а не функции. Определяя и подбирая для себя правильную систему раскладки процессов, взаимодействий между ними и вокруг них, вы получите:- снижение стоимости жизнедеятельности предприятия в 1,5 раза;
- сокращение издержек и сроков производственных циклов за счет полного контроля;
- улучшение качества обслуживания клиентов за счет плотной коммуникации;
- на 40% повысится оперативность реагирования на новые задачи;
- появляются новые возможности отслеживать информацию о состоянии запросов и упрощается доступ к представителям компании.
Комментарии
Сохранить в закладки, маст хев)