Эффективные методы ведения задач и управления проектами

Постановка задач и управление проектами только на первый взгляд кажется несложной работой. Но когда таких проектов несколько, а задачи сыпятся одна за другой, нужно уметь привести дела в порядок и поэтапно выполнять все процессы, связанные с проектом. Для этого можно выделить ключевые принципы работы, помогающие не разрываться и сдавать все задачи в срок.

Централизованная коммуникация

Одну правку прислали в скайпе, две другие в мессенджер, по статусу отписались в CRM, а утвердили по почте — знакомая ситуация? Безусловно, собирать обратную связь —

работа руководителя проекта или проджект-менеджера, но ее всегда можно упростить. Сделать это можно с помощью централизованной коммуникации и принципа “одного окна”, когда все входящие и исходящие запросы поступают от одного сотрудника. Сам же сотрудник может переместить всю коммуникацию в 1 (максимум в 2) канала, в которых каждая правка будет зафиксирована и ее легко можно будет найти. 

Unsplash

При входе в проект или с самого начала работы над задачей важно установить правила “игры”, среди которых будет как раз способ коммуникации. Пускай это будет задача в CRM и, например, мессенджер для срочных комментариев, но не более того. Все правки и замечания, присланные в другой канал связи, учитываться не будут — грустная, но очень полезная ситуация. 

Наличие временного плана

У каждой задачи, даже не у самой объемной, есть этапность. Постановка ТЗ, ознакомление, сбор рабочей группы, выполнение, распределение, согласование — все это занимает определенное время, которое важно контролировать, исходя из сроков предоставления результата. Опытный проджект-менеджер знает наверняка, что этап брифинга не должен растягиваться на недели, а выполнение и правки — самые долгие шаги в сдаче проекта.

Unsplash

Для того чтобы руководитель и сотрудники четко понимали свои дедлайны и каждый следующий шаг в проекте был очевиден, советуем подготовить простой и доступный план. Сюда войдут все этапы проекта со своими сроками и ответственными лицами. Сверяясь с четко составленным планом работать станет гораздо легче. А стандартизованный шаблон можно будет использовать в будущих проектах.

Объяснение цели, потребности и результата

В любом проекте должны быть обозначены 3 составляющие: цель, потребность и результат. Делать задачу ради задачи или не понимать итоговый результат — это трата времени команды и субъективный подход к делу. Чтобы все коллеги хорошо разбирались в своей работе и делали ее быстрее, важно на старте разъяснить, чего от них ждут.

• Цель: ради чего поставлена задача
• Потребность: в чем нуждается компания/бренд, ставя эту задачу
• Результат: в какой итог работы должен быть при сдаче проекта

Unsplash

После введения таких терминов, работа команды будет максимально понятна и объективна: мы знаем для чего и почему это делается, а также видим, что должно получится в итоге.

Не более 3 ключевых задач одновременно

Мы все сталкивались со своей амбициозностью, когда хочется выполнить все и сразу, показывая отличный результат и высокую работоспособность. Только люди — не роботы, и уж тем более не конвейеры на заводе. У каждого, даже самого мотивированного сотрудника, может случиться выгорание и последующее снижение работоспособности. Для того чтобы этого избежать, важно придерживаться принципа “3-х ключевых задач за раз”, который поможет расставить приоритеты и выполнять работу поэтапно.

Unsplash

Как бы не хотелось руководителям, не бывает 100 срочных задач. Во всех списках можно выделить ключевое и горящее, а остальное немного отложить. Поверьте, при таком подходе результат работы будет намного качественнее, интереснее и быстрее, нежели от 100 важных задач, которые сотрудник поставит на поток.

1 проект=1 ответственный

Еще одна популярная ситуация — у большого проекта либо совсем нет “хозяина”, либо их столько, что правки летят из каждого кабинета. Куратор, как классный руководитель в школе, должен быть один. И именно он является централизованным окном в коммуникации, принимает правки, согласовывает и следит за соблюдением сроков. 

Unsplash

Два или три руководителя — тоже плохая идея для одного проекта, даже если он большой. В качестве альтернативы его можно разделить либо на этапы, в которых будет свой ответственный, либо на зоны, где также можно назначить кураторов. Это поможет избежать противоречий и придерживаться того плана, который был обозначен изначально.

А как вы справляетесь с проектами и задачами? Делитесь в комментариях!