Как подготовиться к первой встрече с клиентом

Встреча с клиентом — это первый шаг на пути к долгосрочному сотрудничеству, поэтому важно не допустить ошибки в самом начале. Сегодня мы расскажем о том, как подготовить этот важный этап и провести его так, чтобы переговоры закончились удачно. Также вы узнаете, почему важны нюансы и как грамотно завершить беседу с потенциальным клиентом.

Как подготовиться

Для того, чтобы первая встреча с клиентом не обернулась крахом, нужно быть к ней готовыми. Именно для этого и необходим подготовительный этап. Его цель — сбор информации и подготовка «почвы». Подготовительные работы:

• Повысьте свою экспертность в той области, которой занимается потенциальный клиент. Для этого придется обработать большой объем информации, в том числе и специфичной, но это позволит вам разговаривать с собеседником на одном языке;
• Займитесь мониторингом: соберите всю информацию, которая поможет составить портрет клиента, покажет его место и должность в организации, а также позволит сделать оффер, от которого будет трудно отказаться.
• Узнайте все о товаре/услуге/продукте, которые выпускает/предлагает потенциальный партнер, тем самым вы подчеркнете свою компетентность и осведомленность. Это подкупает.
• Следует изучить не только собеседника, но и своих конкурентов: какие стратегии и предложения они используют при заключении сделок? Что может зацепить клиента на первой встрече с ними?

Теперь вы вооружены информацией и можете переходить на следующий этап — организацию встречи.

Что изучить и как организовать переговоры

Первое, что нужно сделать на этом этапе — совершить звонок и узнать, где и когда собеседнику будет удобно с вами встретиться. Даже если вам комфортно провести переговоры на своей территории и по своему рабочему графику, будет нелишним поинтересоваться, устроит ли такой вариант вторую сторону. Если какие-то моменты удобны потенциальному клиенту, стоит пойти ему навстречу, это поможет наладить контакт с клиентом еще до первой встречи. Место встречи — это важная деталь, поэтому изучите разные варианты: на вашей территории это будет проходить или в офисе клиента. Или вы придете к совместному решению, что это должно быть нейтральное место, например, коворкинг. В любом случае нужно учесть ряд важных моментов:

• что не подходит для проведения переговоров: шумные кафе и чайные, рестораны, общие кабинеты, коридоры;
• что выбрать в качестве места встречи: собственный офис или кабинет, конференц-зал, очень тихая кофейня.

При подборе места проведения переговоров руководствуйтесь тем, чтобы это была отдельная территория, где никто и ничто не будет отвлекать вас от обсуждения значимых вопросов. Формат делового ужина или обеда для первой встречи с клиентом тоже не подойдет. При себе обязательно нужно иметь:

• Ежедневник или деловой блокнот, в который вы будете записывать информацию.
• Визитные карточки – они должны быть содержательными, но в то же время лаконичными.
• Несколько ручек.
• Чистые листы бумаги (если встреча будет происходить в кофейне, а у клиента не окажется под рукой ежедневника).
• Чистые договоры, анкеты или бланки заказов (на случай если вы организуете правильную встречу, и клиент сразу захочет заключить договор).
• Рекламные проспекты – клиенту нужно преподнести наглядную информацию, а не рассказывать о продукции «на пальцах».

Помимо канцтоваров, мы рекомендуем на все встречи брать с собой диктофон и фиксировать детали, предварительно спросив разрешения у второй стороны. Подготовив необходимые атрибуты для переговоров, вы должны подготовить себя. Как гласит пословица «Встречают по одежке…», поэтому ваш внешний вид может играть ключевую роль. Теперь, когда все готово к переговорам, мы переходим к самому ответственному и сложному этапу — самой встрече.

Как вести переговоры

Если ваша встреча предполагает соблюдение некоторых официальных ритуалов, то будет нелишним их вспомнить. Например, обмен рукопожатиями, приветствие клиента и обмен визитными карточками. Если ваша встреча допускает более свободное общение, то просто придерживайтесь норм, принятых в обществе. Чтобы первая встреча с клиентом не оказалась последней, строго придерживайтесь заранее продуманного плана. Он может быть следующим:

• Встреча и приветствие, обмен визитками. При этом считается дурным тоном просто убрать визитку, не посмотрев на нее.
• Займите место и начните разговор. Чтобы сгладить момент неловкости, можно затронуть нейтральные темы, ни в коем случае не касаясь вопросов, связанных с политическими предпочтениями или религиозными убеждениями. Спустя некоторое время можно осторожно перейти к основной теме встречи, предложив обсудить детали проекта.
• Не бойтесь переходить к проблемным вопросам, параллельно предлагая варианты решения этих проблем. Так у клиента возникнет ощущение, что вы работаете в одной команде. На этом этапе клиент готов услышать от вас о том, каковы перспективы дальнейшего сотрудничества.

Что может испортить даже хорошо подготовленные переговоры и отпугнуть клиента, сорвав будущую сделку?

• Отсутствие зрительного контакта: если вы не смотрите собеседнику в глаза, он не может вам полностью доверять.
• Излишняя скованность или чрезмерный подхалимаж: потенциальный клиент — тоже человек, ему хочется искреннего общения, чтобы относиться к вам как к равному.
• Попытки закурить, параллельно решать другие вопросы по телефону. Это считается крайней степенью неуважения. Поэтому оставьте свои привычки за дверью, а телефон — на беззвучном режиме подальше от себя.
• Неготовность учитывать мнение собеседника и идти на компромисс, а также излишне активные попытки склонить клиента к подписанию договоров на первой встрече. Это очень важный момент, поскольку человеку необходимо время для принятия решения, также он должен видеть, что вы предлагаете действительно выгодные условия, что вы готовы к взаимным уступкам, а не пытаетесь перетянуть все одеяло на себя.

Рекомендация: переговоры — это общение, поэтому попытайтесь общаться искренне и почувствовать, в какой момент клиент готов пойти вам на уступку, а когда ему требуется ваша поддержка. Не будьте холодными, но и не пытайтесь вести слишком агрессивную политику. Соблюдение баланса в данном случае гарантирует половину успеха. Теперь, когда встреча с клиентом подходит к концу, главное — правильно ее завершить.

Как правильно завершить и сделать потом резюме

Беседа подходит к концу, и вы понимаете, что клиент не заинтересовался вашим предложением. Что делать? Попросите его еще раз встретиться с вами, уточнив, какой информации ему не хватило. Это позволит ему еще раз подумать над предложением, а вам — предпринять еще одну попытку, чтобы получить этого клиента. Если переговоры прошли достаточно успешно, попробуйте уточнить, готов ли клиент подписать договор. Если вы чувствуете, что для этого еще рано, не настаивайте, достаточно определить дату и место следующей встречи. Чтобы зафиксировать все то, что удалось обсудить, кратко проговорите основные моменты или то, к чему вы пришли сообща. Не затягивайте встречу искусственно — будьте лаконичны и попрощайтесь с собеседником, обязательно поблагодарив его за уделенное время. Это правило применимо и в первом случае, когда клиента не заинтересовало ваше предложение. После того, как вы покинете место встречи, в этот же день сделайте себе пометки по проведенным переговорам, указав значимые моменты и детали. Обязательно укажите, что получилось хорошо, а что не сработало в работе с данным клиентом. Мы надеемся, что наши рекомендации будут полезны для вас! Подпишись и следи за выходом новых статей в нашем монстрограмме Остались вопросы? Не нашли ответ на интересующий Вас вопрос? Или не нашли интересующую Вас статью?  Задавайте вопросы и темы статей которые Вас интересуют в комментариях.