Как сделать дорожную карту проекта?

Успех крупного проекта зависит от планирования. Заранее составленный список задач поможет избежать типичных ошибок, следовать плану и завершить работы в рамках дедлайна. В этом поможет дорожная карта проекта. Что это такое расскажем далее в статье и приведем несколько примеров планирования.

Дорожная карта проекта – что это?

Roadmap (дорожная карта) – это документ, в котором наглядно отображается план проекта. Это способствует тому, чтобы четко следовать цели, не отвлекаясь на малозначимые дела. После выполнения одних задач идет переход к другим и так пока весь список дел не будет завершен. Все задачи разбиты по времени. 

Чем отличается roadmap от плана? Дорожная карта стоит уровнем выше и согласуется между руководителем проекта и клиентом. План разрабатывается внутри команды. 

В каких целях используется roadmap и план? Дорожную карту разрабатывают в крупных компаниях, чтобы показать заинтересованному лицу связь между задачами и их влиянием на проект. В маленьких проектах можно ограничиться планом, однако план используют и при составлении “роадмап”, чтобы показать сотрудникам список обязанностей. 

Как сделать дорожную карту проекта?

Для каждого бизнеса нужно делать индивидуальную карту проекта. Определимся с основными пунктами: 

1. Цель. Что представляет проект, какие задачи он должен решать? Разработка в долгосрочной перспективе.
2. Задачи. Что нужно выполнить, чтобы прийти к цели.
3. Результаты. Данный показатель означает достижения, которые были сделаны за все время работы.
4. Риски. Рынок постоянно меняется, что было актуально сегодня, завтра уже не будет иметь значение. Желательно заранее выявить слабые места и внести корректировки в план. 
5. Запланированные сроки. Установка крайних сроков позволит избежать прокрастинации (откладывания на потом) и сделать вовремя техническое задание (ТЗ).

Приведем пример дорожной карты проекта. Допустим, веб-студия получила заказ на разработку сайта «под ключ», заказчик хочет получить сайт с нуля, без использования движка. Из чего будет состоять roadmap?

1. Постановка цели. Готовим презентацию о уже выполненных проектах и свое виденье для текущего. Обсуждаем ТЗ, получаем «бриф» – совместно с клиентом определяем потрбености бизнеса. Расчет объема работ и стоимости. Подписание договора с клиентом.

2. Задачи. Следующий пункт – это задачи. Список варьируется, возьмем стандартный набор – это аналитика, прототипирование, дизайн и верстка.

1. Аналитика. Анализ конкурентой среды и CJM (путь, который проходит клиент от осознания потребности в продукте до покупки, и после нее). 
2. Прототип. Создание схематического наполнения каждой страницы будущего сайта структура и копирайтинг. 
3. Дизайн. Отрисовка макетов. 
4. Верстка. Размещение контейнеров на веб-странице, адаптив. 

3. Результаты. Важно подводить промежуточные итоги, чтобы получить оценку, насколько продвинулся проект. Например, анализ статистики посещаемости после внедрения кнопок социальных сетей “поделиться” или проверка прибыли в интернет-магазине, когда изменился внешний вид сайта.

4. Риски. Внештатные ситуации, которые могут произойти при работе. Например, сбой на сервере и сайт накрылся. Пока он находится в лежачем состоянии клиент теряет деньги, особенно это ощутимо для интернет-магазина. Поэтому следует заранее разработать план в случае сбоев и ошибок.

5. Запланированные сроки. Для каждой задачи свои сроки выполнения, строгое количество рабочих дней или часов. Если заранее не установить крайние сроки, то проект может затянуться, на долгое время.

Приведем еще пример дорожной карты вебинара. Последовательность действий: 

1. Предварительная подготовка. Нужно утвердить сроки вебинара, подготовить презентацию, создать вебинар, опубликовать анонс. 
2. Перед вебинаром. Проверить работоспособность аппаратуры.
3. Во время выступления. Убедиться, что вас видят и слышат, провести выступление, ответить на накопившиеся вопросы. В конце сделать опросы и тестирования для проверки знаний.
4. После выступления. Сделать email-рассылку, чтобы уведомить о следующей встречи. 

Где создать дорожную карту?

На начальном этапе просто воспользуйтесь таблицей, google sheets, например – это простой и бесплатный способ создать roadmap. Заполнить ее можно информацией: указав даты, задачи и исполнителей. Все записи сохраняются в облаке и будут доступны для дальнейших правок.  

5 сервисов для создания roadmap

№ 1. Roadmunk. Присутствует готовый шаблон дорожной карты проекта с уже предустановленными значениями, что позволяет разрабатывать планы в самые кротчайшие сроки. Платформа платная, но предоставляется 14 дневной пробный период, для тестирования. В программе реализованы инструменты:

• Timeline – составление плана с ограничением по времени.
• Swimline – подходит для оперативного планирования.

В Roadmunk возможно добавлять элементы вручную и открывать доступ для других пользователей. Возможна выгрузка информации на компьютер. Поддерживает популярные форматы: html, сsv, ppt и png. Есть интеграция с Jira и возможностью объединения нескольких дорожных карт в одну.

№ 2.  GanttPRO. Сервис для создания дорожных карт с помощью диаграмм Ганта. Ресурс платный, есть пробный период 14 дней. При входе пользователю нужно придумать название проекта и внести три задачи в разработку. Интерфейс программы на русском языке и оформлен как таблица, справа находится диаграмма, где визуально показаны задания, слева список – определяете статус и исполнителя. 

После завершения, задачу можно закрыть. Если требуется увеличить список дел, то для этого есть панель управления. 

Установка связей между блоками происходит в диаграмме, для этого нужно навести курсор мышки на блок, появится круглый маркер, дальше удерживаем маркер и перетаскиваем на другой контейнер. Так же можно перемещать блоки и менять их цвет.  

Вкладка “доска” состоит из четырех колонок. Инструмент наглядно показывают статус выполнения, с помощью мышки можно перенести любой блок в нужную колонку, тем самым сменив status.

GanttPRO, поддерживает возможность коллективного использования, поэтому в любой момент можно пригласить новых участников и раздать им задания, для этого есть отдельная вкладка  “Люди”. 

Полезная функция – экспортирование файлов. Одной кнопкой Export можно сохранить диаграмму в формате “xlsx”.

При возникновении проблем, есть “Учебный центр”, там размещены видеоролики – инструкция. 

№ 3. Productplan. Платформа по созданию дорожных карт. При авторизации требуется выбрать один из трех вариантов использования – шаблон, с нуля или импортировать свой проект. Продолжая работу, нужно заранее разослать приглашения пользователям и переходить к timeline. 

Контейнеры можно перемещать по временной шкале, открывать для редактирования и менять status. 

Во всплывающем окне редактора присутствуют данные для заполнения, там указывается основная информация и есть вкладка “Connections”, где настраиваются связи между блоками.

Программа Productplan проста в управлении. Тарифных планов несколько, новым участникам пробный период на 14 дней.

№ 4. Aha! (aha.io). Сайт с большим количеством настроек. При запуске откроется popup-окно с предложением выбрать один из готовых шаблонов. Сверху расположено меню с вкладками, где можно настроить документ, создать модель, запустить диаграмму Ганта и многое другое. С помощью диаграммы можно выстроить структуру roadmap, создавать новые задачи и размещать их на временной линии. Здесь предусмотрена настройка связей, т.е. между блоками можно установить соединение.

Цветные блоки связаны со списком задач левой панели. Здесь доступны две колонки Release и Progress. Прогресс отвечает за процент выполнения. Его можно отредактировать вручную, щелкнув по названию и изменив параметры во всплывающем окне.

В программу встроен редактор для создания презентаций, в котором можно менять цвет, настраивать шрифты и даже переносить шаблон-проекта дорожной карты.

Экспорт (сохранение) roadmap предусматривает два формата pdf и png. Доступен тестовый период аж на 30 дней.

№ 5. Venngage. Сервис для создания разного визуального контента. Roadmaps так же пополняет список категорий. При переходе, пользователь получит набор шаблонов, которые можно редактировать с помощью графического редактора. 

Шаблон загружается в обычную программу похожую на редактор презентаций, вся инфографика в один слайд. Временная линия отсутствует, если нужно дополнить презентацию дополнительными картинками, то можно загрузить иконки, фотографии или же добавить формы. Ниже очень простой пример из этого сервиса: 

Поддерживается загрузка картинки в презентацию путем переноса прямо в окно браузера. Наложены ограничения на бесплатный тариф, некоторые шаблоны платные. Скачивание доступно только по подписке, а создавать можно 5 инфографик. 

Дорожная карта проекта важный инструмент в работе, он помогает упорядочить дела и придерживаться графика. Это наглядный способ увидеть распределение обязанностей и нагрузку на сотрудников, их компетенции и способность придерживаться правилам и соблюдать сроки выполнения рабочих задач.