Как сделать конфколлы более эффективными

После окончания пандемии, многие профессионалы из совершенно разных сфер, направлений и областей остались работать на удаленке. Для тех, кто прошел все стадии принятия работы из дома, и смог организовать настоящий удаленный офис, все-таки остается несколько проблем. Одна из них — совместные звонки с коллегами и удаленные собрания. 

Давайте разберемся, как правильно и грамотно организовать эффективный и полезный конфколл, чтобы все участники остались довольны результатом встречи.

Подготовка

Казалось бы, что в подготовке к удаленному собранию нет ничего сложного — но даже здесь многие допускают ошибки. О чем важно позаботиться перед тем, как начинать групповой звонок?

• Выберите и забронируйте время, которое свободно у всех участников. Это сделать еще проще, если компания использует CRM вроде Битрикса. Без брони времени вы можете столкнуться с тем, что половина вашего конфколла будет занята или недоступна.
• Создайте групповой чат заранее. Каждая минута рабочего времени действительно важна — и десятиминутная заминка с добавлением участников только вызовет раздражение уже в начале встречи.
• Обозначьте тему обсуждения в названии встречи. Коллеги должны понимать, о чем будет разговор — так вы сможете избежать неловких пауз и недопонимания.
• Подготовьтесь к встрече — хотя бы несколько вводных слайдов с целями и повесткой ускорят процесс группового обсуждения.
• Откройте необходимые документы и материалы заранее, в отдельном окне. Так вы сможете быстро ориентироваться в демонстрации файлов для коллег, вместо открываний папок и поиска нужной вкладки.
• Определите хедлайнера встречи. Он необходим для озвучивания повестки, перехватывания неловких пауз и резюмирования конфколла.

Итак, когда все предварительные шаги пройдены, встреча назначена и вы ожидаете группового звонка, важно с уважением отнестись к своему и чужому времени непосредственно во время колла. 

Источник: Unsplash

Не забывайте, что формат удаленной встречи подразумевает возможность больше отвлекаться, заниматься своими делами или сидеть в телефоне. Привлекать внимание аудитории нужно еще лучше, чем при оффлайн-собрании.

Групповое собрание

Как мы говорили ранее, основная проблема конфколлов — меньшая сосредоточенность и размытие времени в процессе звонка. Для того, чтобы всем участникам собрания было комфортно, а встреча не прошла зря, можно запомнить несколько простых “правил скайп-этикета”:

1. Не заставляйте участников включать видеосвязь. Не каждый ваш коллега имитирует полноценный офис у себя дома с макияжем, костюмом и прической, поэтому по видео лучше общаться по желанию. 
2. Делайте перерывы, если встреча затягивается дольше, чем на 1 час. Желательно организовывать такие собрания в несколько этапов, чтобы не потерять важные результаты встречи.
3. Задавайте вопросы, чтобы привлечь внимание участников. Для этого понадобится хедлайнер встречи и искренняя заинтересованность в мнение всех коллег, которых вы присоединили к конфколлу. В противном случае, вы всегда можете созвониться с тем, чье мнение для вас было наиболее важно, не отвлекая остальных от работы.

Источник: Unsplash

4. Не собирайте слишком “разношерстную” группу. Безусловно, мнение коллег из разных отделов важно, но если на обсуждение макета подключаться сразу бухгалтерия, юристы и дизайнеры, то такое собрание может закончиться конфликтом.
5. Обязательно резюмируйте встречу и отправьте итоги всем участникам. Желательно, обозначить конкретные действия по проекту, прописать ответственных и сроки исполнения каждого из этапов.

А как часто вы проводите конфколлы? Делитесь в комментариях!