Агентство
интернет-маркетинга

 
   
  • Услуги
  • Обучение
  • Блоги и кейсы
  • Сервисы

Получайте бесплатные уроки и фишки по интернет-маркетингу

Подпишитесь сейчас

Ваши данные в сохранности
Нет, спасибо!

Корпоративная переписка: 5 золотых правил этикета в корпоративной почте

07 сентября 2021
Просмотров: 339
Сложность: новичок
4 мин.

корпоративная переписка

На работе ежедневно мы общаемся с большим потоком людей — и 70% этого общения происходит по электронной почте. Если по формату коммуникации с коллегами вопросов практически не возникает, то деловая переписка с клиентами подразумевает определенный этикет. Подготовили для вас чек-лист золотых правил этикета в корпоративной почте.

1. Всегда здоровайтесь и обращайтесь по имени

Несмотря на возмущения Артемия Лебедева по поводу постоянных “Привет” в переписке, поздороваться с собеседником — это важно. В корпоративном этикете можно воспользоваться правилом “нового дня” — когда наступает следующий рабочий день, нужно поприветствовать собеседника, даже если вы продолжаете ветку обсуждений со вчерашнего дня. Во-первых, это элементарная культура общения, во-вторых — способ сегментирования цепочки писем по дням.

правила корпоративной переписки по электронной почте

Плохой пример письма

Если вы пишете письмо 1-3 людям, то можно обращаться к каждому по имени, либо обобщить адресатов в “коллег”. Например: 

  • Наталья, Юлия, Владислав, добрый день!
  • Коллеги, приветствую!

Если же адресат у вас один — обязательно обратитесь к нему по имени (желательно прописать имя полностью, если адресат не представился коротким именем). Избегайте уменьшительно-ласкательных вариаций имен, даже если вы знакомы с человеком уже давно. Помните, что хоть корпоративная переписка — это коммерческая тайна, всегда есть шанс, что к ней подключатся коллеги или ее придется показать руководству. Натусик, Юлек и Владик будут просто неуместны в такой ситуации.

2. Следите за грамматикой и пунктуацией

Даже после тяжелого рабочего дня, дописывая в 18.45 последнее письмо клиенту, не забывайте про грамотность. Не все из нас критичны к опечаткам, но если представитель компании совершает элементарные ошибки и не соблюдает пунктуацию, то осудят весь бренд. Особенно это актуально для отдела продаж большой редакции — продавая копирайтинг, ошибаться в словах и запятых чревато отказом от сотрудничества.

корпоративная почта правила переписки

Доверились бы такой редакции?

Для большего удобства настройте вордовскую проверку на вашу почту или включите проверку грамматики в браузере. 

3. Подключая коллег к переписке — знакомьте их с собеседником

Частая ситуация во время работы над проектом — требуется помощь коллеги или руководителя. Подключая их к деловой переписке, обязательно знакомьте собеседников между собой. Приведем два простых примера — один из них негативный, а второй соответствует деловому этикету:

  • Надя, проверь ТЗ, во вложении.
  • Коллеги, подключаю к проекту Надежду — это наш контент-менеджер. Надя — Максим из агентства “Рога и Копыта” прислал ТЗ — проверь его, пожалуйста.

правила корпоративной переписки

Корректное подключение коллеги к деловой переписке

В первом случае растеряется и сама Надя, и агентство, с которым вы работаете. Объясняя порядок работы, задачу и представляя собеседников друг другу, вы сократите количество вопросительных писем в своей почте.

4. Постарайтесь соблюдать график работы (свой и коллег)

Запары бывают у всех, но по правилам делового этикета поддерживать коммуникацию с коллегами лучше в рабочее время. Если бы каждый сотрудник или подрядчик, который задерживается на работе до 21.30 писали бы вам письма в удобное для них время, с утра ваша почта была бы похожа на папку “Спам”. Если вы не успели отправить ответ до конца рабочего дня, лучше сохраните его в черновиках, а отправку запланируйте на 9-10 утра. 

корпоративная переписка

Не надо так!

Более того, отправка писем в рабочее время повышает скорость ответа — проверено на практике.

5. Проверяйте вложения перед отправкой

Сколько раз мы получали пустые письма с отметкой “во вложении”? Будьте внимательны при отправке файлов коллегам — извиниться и отправить вложение следующим письмом, конечно, можно, но лучше сделать это сразу.

корпоративная электронная переписка

Проверяйте название вложений перед отправкой!

Не менее частые ошибки — отправка не тех вложений или некорректно названные файлы. Ваш собеседник сразу должен понимать, какое из вложений ему открыть — это упросит и вашу с ним коммуникацию, и сохранит нервы коллеги.

Добавить комментарий (1)

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

  1. Sergey-V Norin

    Здравствуйте, Елизавета!
    Было бы здорово, если б при написании этой статьи вы сами следовали своим правилам:
    «.. всегда есть шанс, что к ней подключатЬся коллеги..»

Получайте бесплатные уроки и фишки по интернет-маркетингу

Похожие статьи:

Наверх